【行动研究 】如何在有限的时间内,有重点、有逻辑地进行工作汇报?

2020-07-30

近期,各地市的双百社工年度考核工作正如火如荼地开展。7月9日-24日期间,清远双百社工督导中心也启动了2019-2020年度清远双百社工年度考核工作。“汇报是每名双百社工必备的基本功”,成为了所有考评组成员和社工们的共识。

为此,清远双百服务经验工作小组邀请了在本次年度考核过程中的“汇报达人”,围绕“如何在有限的时间内,有重点、有逻辑地进行工作汇报?”进行主题经验梳理和分享,供大家参考。感谢汤塘社工站黄杰铭、英城社工站宾美华、东华社工站林小冰、连州社工站廖华思、石角社工站高毅敏、连江口社工站黄丽云、阳城社工站叶晓丹等同事供稿。

 

一、明确听众和汇总主题

当接到通知需要进行工作汇报时,首先需要明确听众和主题。是向上级领导进行工作汇报、还是向外来兄弟单位做经验分享,是对站点整体情况进行评估、还是对个人工作表现进行考核?

 ▲阳城社工站叶晓丹进行年度考核汇报,回顾工作经历

以本次年度考核为例,《2019-2020清远市双百社工考评实施方案》明确指出,由考评组成员包括县(市、区)、镇、督导中心和社工站四方,围绕综合工作表现、年度工作指标完成情况及成效、工作规划等方面对社工进行个人年度工作考核。既有上级领导在场,有明确的考核内容,也强调了以个人为主体。因此,需要兼顾展示工作成效和个人表现,要在汇报中要大胆地“晒”自己。

 

二、主次分明,重点突出

无论是哪种汇报或者经验分享,都有一定的时间限制。时间长,可以分享得更全面和细致;时间有限,就得有所取舍,突出重点。以本次年度考核为例,同事可回忆一下自己过往一年的工作内容,规划并确定想突出的版块,做到主次分明;针对版块罗列提纲,并填充相应的内容和资料,注意数据的真实性和精确度,图片需具有代表性。“图片选的好,点赞少不了。”

 

三、善用案例和数据,做个有故事的人

▲英城社工站宾美华进行年度考核汇报,展示服务内容

数据体现工作成果,案例说明工作成效。双百社工是实践者、基层工作者,每一个行动都蕴含着故事。因此,用事实说话、讲典型案例或故事,做个有依据、有故事的人,能够使得整个汇报过程引人入胜,见微知著。

 

四、巧用PPT等辅助工具

PPT等辅助工具是讲者和听者之间的桥梁,便于信息传达,让听众容易理解和记忆。为了更好地发挥辅助的功能,PPT等辅助工具需要做到结构化,架构清晰明了、层层递进、环环相扣;结合代表性图片,摘录讲者的主要观点、汇报要点,突出成效;避免做成流水账。

▲连州社工站廖华思进行年度考核汇报,展示具有特色的PPT

与此同时我们在制作PPT时还需要做到视觉化:能够引发听众情感共鸣、提升信息传达率、吸引观众注意力。如插入动画、背景音乐等作出视觉和听觉的冲击,吸引听者的注意力。

 

五、给自己加分,做全场“最靓的仔”

▲汤塘社工站黄杰铭进行年度考核汇报

首先,无论是个人工作汇报、还是代表介绍站点情况,讲者应注意个人着装,不仅代表个人形象、也体现站点整体精神面貌。就双百社工而言,应着广东社工“双百计划”工作服,体现“双百”精神、传承“双百”文化、履行“双百”使命。

其次,汇报时建议站起来说话,能够更好吸引大家的目光和注意力;配合内容加以相应的肢体动作,但切勿有过多小动作,如高频次晃动、来回摩擦地板等。

第三,汇报过程中要有“听众意识”,即要注重与听众的交流感。如开场简单的自我介绍及向现场听众问好,既是吸引听众眼球的开始、也是基本礼貌之一;注意汇报过程中不时与每一位听众进行眼神交流,音量照顾到全场的听众、语调抑扬顿挫;用适合听众的语言表达来讲述自己的故事和观点;就听众的提问或分享的内容与听众进行互动等,以此来增强与听众的交流感和互动感。

第四,提前演练,做好时间把控;熟记内容,做到心中有数;勇敢自信,娓娓道来。讲者要坚信在汇报工作时,自己就是全场的唯一主角,哪怕是口误、忘词也不要害怕,只要自己觉得不尴尬,尴尬的就是别人。

 

编者碎碎念:

本文集几位“汇报达人”的经验于一体,供双百同仁参考借鉴。然,无论是五步走、还是十步走,做好工作汇报都需要建立在充分准备,不断经历、锻炼、积累的基础上。张和清老师常说:“做得好,也要说得好;说得好,得先做得好。”一语道尽了实践和传播两者之间相辅相成、不可或缺的关系和重要性。正如文章开头所说,汇报是每名双百社工必备的基本功,上述五步法供大家参考修炼,希望大家抓住一切可实践的机会,成为自己、社工站、甚至“双百计划”的“代言人”。

 

清远地区中心现正接受来稿!!

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所有基于双百实践行动而来的经验均可投稿,如团队关系、政社关系、资源整合、不同类型个案的介入策略和技巧、社区工作实践历程及经验总结、自我调适与双百工作、协同行动研究等。

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来源:清远社工双百计划

整理:清远双百服务经验工作小组 王瑞贤